Ich stelle nach einem Jahr Kommunalarchivleitung doch immer wieder fest, dass mein Vorgänger ein anderes Bild des Archiv nach außen vermittelt hat, als ich es möchte. Das Archiv wird als Ort wahrgenommen, an dem man altes sammelt, v.a. alte Bücher. Der Bürgermeister gibt Dinge an uns ab, die alt und irgendwie historisch sind und mit denen er nichts anfangen kann. Was tun? Ich fange jetzt an die politischen Fraktionen ins Archiv einzuladen. Vielleicht sollte ich das mit den Bürgermister:innen auch mal tun. Ich möchte nach außen und innen vermitteln, dass wir nicht nur altes machen, sondern viel mit digitalem und Daten. Wir sind ein Ort der Demokratiegeschichte, was ich nächstes Jahr auch mit einem Kolloquium ausbauen werde, aber was kann man noch tun? Ich glaube es ist schwer in einem Jahr gegen ein Image anzukommen, was über 20 Jahr gepflegt wurde. Aber vielleicht gibt es Tipps. Was ich auch wissen möchte, wie seht Euer Archiv, welches Image möchtet ihr vermitteln? Es geht hier nicht um ein Leitbild, sondern um ein Selbstverständnis, was natürlich auch in ein Leitbild einfließen kann.
Die politischen Spitzen einzuladen und ihnen dabei die tatsächliche Funktion des Archivs und dessen Aufgaben näher bringen ist eine gute Idee, insb. weil diese dann auch besser einschätzen können, wofür die Haushaltsmittel verwendet werden. Je nach Umgang in der Stadtverwaltung kann eine Vorstellung des Archivs bei den anderen Amtsleitenden sicher auch etwas bewirken. Viele haben möglicherweise keinen (häufigen) Kontakt zum Archiv gehabt, sodass u.U. auch die Anbietungsmentalität gelitten haben könnte.
Als ich meine Stelle angetreten habe, gab es allerdings keinen Vorgänger. Ich musste der Verwaltung also erst einmal beibringen, was ein Archiv ist und wo man künftig zusammenarbeiten wird. Je mehr klar wurde, bei welchen Problemstellungen das Archiv helfen kann, desto mehr haben sich interne Anfragen und Einbindungsangebote in Arbeitsabläufe gehäuft. Diese Öffentlichkeitsarbeit nach innen ist m.E. genauso wichtig wie die klassische nach außen.
Das Archiv als solches versuche ich als den Ansprechpartner oder 1. Adresse für Fragen nach Vergangenem (mit Regionalbezug) zu etablieren. Bei der Innenwirkung setze ich ergänzend auf das Einbringen beim Thema Schriftgutverwaltung. Das war gerade bei der Einführung der E-Akte und eines Aktenplans, dessen Redaktion nun dem Archiv mitobliegt, sehr nützlich. So lässt sich auch dem Image als Ort für Staub und alten Kram wirksam begegnen.
Ja, bei der Schriftgutverwaltung und E-Akte fangen wir jetzt auch an. Hier ist dabei intern auch einiges zu tun, weil die Aufgabe der Schriftgutverwaltung jahrelang von sich gewiesen wurde. Ich versuche aber auch bei Thema KI hier vor Ort massiv dabei zu sein, weil das stadtintern gerade ein Thema ist.
Sich beim Thema KI einzubringen ist eine gute Idee. Als Archiv sitzt man naturgemäß auf einer Menge Daten, die z.B. für KI-Modelle verwendet werden kann, die bewusst nur einen auf das Verwaltungswissen begrenzten Informationsfundus zurückgreifen. Allerdings müssen diese Daten oft erst vom Analogen ins Digitale gehoben werden. Evtl. lassen sich so Kosten für die Digitalisierung von Archivgut noch besser verargumentieren.
Ich glaube, Geduld ist da kein schlechtes Stichwort. Gerade ein über Jahrzehnte aufgebautes Bild lässt sich schwer in kurzer Zeit über den Haufen werfen - insbesondere wenn es sich an den üblichen Klischees bedient. Auch wenn mir das Verständnis für die eigene Arbeit und Aufgabe auf oberster Ebene wichtig ist, hat bisher die Vermittlung direkt bei der Sachbearbeitung und über den Flurflung einen sehr großen Effekt gehabt. Wenn Leute merken, dass der Kontakt zum Archiv nicht nur Arbeit verursacht, sondern auch einen sichtbaren Nutzen für die eigenen Bereiche hat (mehr Platz, Zeitersparnis, Sicherheit), dann trägt sich das auf Dauer weiter. Und z.B. Dezernatsbüros sind, zumindest bei uns, recht gut vernetzt. Querschnittspositionen sind natürlich auch gute Multiplikatoren (bei uns u.a. die Koordinatorin für innerstädtische Umzüge von Verwaltungsstellen oder das digitale Projektmanagement). Wenn da erst einmal ein Netzwerk aufgebaut ist, kommt man auch leichter an Informationen zu akuten Projekten und kann sich mit Lösungen beteiligen.
Natürlich ist das nur eine Ergänzung zur Sichtbarkeit auf Leitungs- bzw. Entscheidungsebene. Leitungswechsel als Erstkontakt waren bisher auch immer ein guter Ansatz, um sich ins Gespräch zu bringen und alte Muster aufzubrechen oder stockenden Anbietungen neues Leben einzuhauchen.
Was mir persönlich wichtig ist: Das Archiv muss im Rahmen seiner Aufgaben und Kompetenzen ernst genommen werden. Wir müssen nicht in jedes öffentlichkeitswirksame Projekt einbezogen werden, solange wir bei den Punkten auf der Teilnehmerliste stehen, an denen wir satzungsgemäß beteiligt werden müssen. Da können öffentlichkeitswirksame Projekte zwar helfen, aber manchmal auch der Bewertungstermin aka „Seelsorge“ in Ablagefragen in einem Querschnittsamt, nach dem sich die überforderte Sachbearbeitung sicherer durch ihren Arbeitsalltag bewegen kann.
Bei uns wurde früher häufig das Prinzip der Jäger und Sammler angewandt, so dass wir nun mit der Erschließung deutlich zurückhängen. Deswegen wurde eine Handreichung für Übernahmen entwickelt, die man den Hinterlegenden/der Verwaltung an die Hand geben kann. Da steht halt nochmal übersichtlich drauf, was generell übernommen bzw. auch was nicht übernommen wird.
Da wir, ähnlich wie @Olwert, mit einem neu gegründeten Archiv gestartet sind, mussten wir uns nicht mit einem bereits etablierten Bild auseinandersetzen. Auch wir haben versucht, uns gerade in den Bereichen Schriftgutverwaltung und eAkte als kompetente Ansprechpartner zu präsentieren, haben Akenplan-Workshops durchgeführt und die Einführung der eAkte begleitet. Ich würde sagen, dass dies eine erfolgreiche Strategie ist, da uns immer wieder Anfragen zu Themen wie Aufbewahrungsfristen und Aktenführung erreichen.
Aber ich erkenne auch bei uns eine ganz starke Zuordnung zu den klassischen Bildern: Das Archiv beschäftigt sich (vorwiegend) mit historischem Material und Themen. Ich denke, dass Führungen für die politischen Akteure mit Sicherheit hilfreich sein können.
Abseits davon sind wir ziemlich aktiv auf die Ämter zugegangen, um Sie zu Anbietungen zu bewegen, denn wie @Olwwert mussten wir uns in der Verwaltung erst bekannt machen. Ich glaube auf diese Weise werden wir auch eher als Dienstleister für die Verwaltung wahrgenommen. Als hilfreich wurde uns zurückgemeldet, dass wir einmal im Jahr für die neuen Auszubildenden einen Workshop zur Schriftgutverwaltung und Aktenführung (mit Führung durchs Archiv) durchführen. Wir haben auch erreicht, dass wir alle drei Monate einen Auszubildenden bekommen. Wir hoffen, dass sich die Wahrnehmung des Archivs dadurch mittelfristig positiv entwickelt.
In diesem Zusammenhang ist vielleicht auch interessant, dass wir vor knapp zwei Jahren das Archiv einer Stadtverwaltung in unseren Archivverbund aufgenommen haben. Dort wurde zuvor viel historisch gearbeitet und publiziert. Unser Schwerpunkt liegt eher im Bereich der Anbietung, Übernahme, Bestandserhaltung und Erschließung. Bis jetzt zeigt sich die Verwaltung mit dieser Entwicklung zufrieden, da wir die Registraturen entlasten konnten.
Im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit sind wir dafür ziemlich schwach aufgestellt.