Liebe Archiv Crowd, momentan entnehmen wir Fotos aus den Sachakten, um diese anschließend in gesondert (kühl) zu lagern und deren Erhalt möglichst langfristig zu sichern. Anstelle des Fotos legen wir einen Verweis mit der Signatur in die Sachakte ein. Wir haben für dieses Vorgehen eine interne Schwelle definiert also bei Kleinstfotos wie Passbildern belassen wir die Fotos in der Akte und notieren dies in einem enthält Vermerk.
Uns interessiert das Vorgehen der anderen Archive? Wie geht Ihr mit den Fotos in Sachakten um?
Da das Entnehmen (beispielsweise bei eingeklebten Fotos) sehr aufwendig sein kann und die Fotos auf lange Sicht ein Ersatzdigitalisat benötigen, suchen wir nach einem alternatives Vorgehen.
Moin!
Aus Neugier: Wo begegnen euch denn (viele) Fotos in Sachakten? Klar habe ich die auch immer mal wieder in Sachakten gefunden. In der Regel fand ich die aber immer in Bauakten, als Baustellen fotografiert wurde, Schrottreife Gebäude oder illegale Bauten.
Anyways. Warum müssen denn die Fotos gesondert kühl gelagert werden? Ist es im Magazin bei den Akten so viel wärmer? Bei uns sind es ca. 20°C. Ich glaube nicht, dass es sich lohnt, die ganzen Fotos zu entnehmen, Verweis zu schreiben, eigens zu verzeichnen und umzubetten nur, dass die vermeintlich ein paar Jahre länger überliefert werden können.
Wir lassen die da wo die sind. In der Verzeichnungssoftware gibt’s dann im “Darin” Vermerk eine Angabe, was für Fotos und wie viele da drin sind. Der Vorgang bei euch erscheint mir viel zu aufwendig verglichen zu dem, was es bringen soll. Und wann gibt es Fotos in Sachakten? Da reden wir doch von 1960er bis 1990er Jahren, ehe digitale Fotos einfach ausgedruckt und abgeheftet wurden. Die haben doch ohnehin noch eine lange Lebensdauer.
But yet again, ich weiß nicht wie bei euch die Umstände sind.
Ich habe es bisher von der Menge der Fotografien und deren “Befestigung” in der Akte abhängig gemacht.
Viele Fotos in Akten sind mir bislang v.a. in Akten des Denkmal- und des Naturschutzes untergekommen, in denen der Zustand der Natur-/Baudenkmäler dokumentiert wurde. Während von 1945 bis Ende der 1970er eher geklebt, getackert oder geklammert wurde, lagen sie bei Akten der 1980-90er meist lose in Klarsichthüllen bei.
Solche Fotohaufen übernehme ich mit entsprechendem Verweis komplett(!) in die Fotosammlung, auch weil die Zuheftung von Fototaschen in Akten diese tendenziell unförmiger bzw. bauchiger werden lassen, wodurch die Stapelung in Kartons mehr Druck auf das Material erzeugt und langfristig für Verformungen sorgen könnte.
Bei uns wurde auch in den älteren Akten mit Vorliebe geklebt. Die Fotos bleiben dann meistens auch auf dem entsprechenden Karton. Das Ablösen würde oft leider zu große Schäden verursachen. In seltenen, schönen Fällen ist der Klebstoff allerdings schon am Rande seiner Leistungsfähigkeit und das Material lösst sich quasi von selbst vom Karton ; )
Eine Alternative zu eurer Lösung kann ich allerdings nicht anbieten. Manchmal ist die die einzige Option leider zeit- und ressourcenintensiv.
Wir finden Fotos, auch in größeren Mengen, im Grunde überall. Neben den von dir erwähnten Bauakten wurden in den Ordnungsbehörden z.B. bei Hausbesetzungen die besetzten Räume dokumentiert, Veranstaltungsfotos in Kultur- und Sportüberlieferung, bei der Städteverschwisterung, Ehrengräbern, Neubezug von Verwaltungsräumen etc. Im Grunde hat fast jeder Bestand mehrere Akten, bei der sich die Frage nach dem Vorgehen stellt.
Für die Recherche ist es auch sehr hilfreich, die Fotos einzeln verzeichnet vorliegen zu haben. Teilweise sind dort z.B. Nachweise von Bauten, Geschäften oder Personen zu finden, die sonst in der Verwaltungsüberlieferung komplett untergehen würden.
Fotos mögen es so kühl wie möglich. Wenn also die Option besteht, das Material separiert kälter zu lagern, dann ist das super und verlängert die Lebensdauer. Was jetzt an Aufwand betrieben wird, muss in ein paar Jahren(Jahrzehnten) nicht nachgearbeitet werden.
@Tosek bezüglich der kühlen Lagerung half mir die Gedankenstütze, dass es sich bei Fotos um chemische Produkte handelt und je kühler die Lagerung ist desto stärker verlangsamt sich auch die Reaktion.
@Nica Ja es ist wahrscheinlich schon so, dass man hier mit Rücksicht auf die Fotos schon bei dem Vorgehen bleiben sollte. Besonders hilfreich fand ich das Argument, dass diese Fotos auf diesem Weg leichter aufzufinden und auch für andere Zwecke genutzt werden können. Und an die Verformung und ungünstige Druckverteilung @Olwert habe ich noch gar nicht gedacht, ist ja noch ein Argument für die Entnahme.
Wie werden die Fotos denn bei euch verzeichnet. Habt ihr einen extra Bestand für diese entnommenen Fotos, um mit den Signaturen von beispielsweise Alben nicht durcheinanderzukommen? Bei uns wird das gerade diskutiert und ich bin noch nicht so überzeugt? Und wie lagert ihr diese Einzelfotos in Archivboxen oder Archivkassetten? Wir haben unsere Alben und geschlossene Fotobestände in Archivkassetten, die ja wie Alben funktionieren?
@delaisab Ich habe einen Bestand für Fotos angelegt und den dann an der Klassifikation des HLA orientierend in verschiedenen Kategorien aufgeteilt. In diesen kommen dann auch die aus den Akten entnommenen Fotos, was ich wiederum in den jeweiligen VZE der Akte und des Fotos vermerke. Da noch nicht allzu viele Fotos zusammengekommen sind, nutze ich Archivkartonkassetten mit Ringheftung, in die ich die Fotomappen hefte. Ein kleiner organisatorische Nachteil ist dabei, dass man beim Verzeichnen darauf achten muss, eine Mappen, die bis zu vier Fototaschen haben kann, immer erst mit den richtigen Formaten zu füllen (und zu verzeichnen) bevor man eine neue Mappe mit anderem Format dazuheften kann.
Wir belassen Fotos in den Akten. Die bisherigen Erfahrungen mit der Entnahme von Unterlagen aus Akten (vor allem Großformate) sind eher gemischt bis negativ was die korrekte Verknüpfung und einfache Wiederauffindbarkeit angeht, daher wird es aktuell eher vermieden und auf dringend notwendige Einzelfälle reduziert.
Mir sind Fotos bisher vor allem in Prozessakten und im polizeilichen Kontext begegnet, also nicht so sehr in Sachakten, aber das liegt vor allem an meinen Arbeitsschwerpunkten.
@Olwert Die Klassifikation des HLA ist eine gute Idee, die werde ich mir mal anschauen. Wir benutzen bisher auch nur die Archivkartonkassetten, die ich sehr schön finde, gerade wenn man selber Alben oder geschlossene Bestände überliefert bekommen hat. Irgendwie erschienen mir diese aber für eine Masse an unzusammenhängenden Fotos nicht so richtig, ist allerdings nur so ein Gefühl.
Wir hatten übrigens überlegt, die entnommenen Bilder eher in einer Archivboxen aufzubewahren wegen der unterschiedlichen Schutzfristen auf den Bildern und den daraus möglicherweise entstehenden Problemen bei der Vorlage für Nutzende.
Bei uns kam aus dem Team die Idee einen gesonderten Bestand für die aus Sachakten entnommenen Fotos zu erstellen. Dafür würde sprechen, dass so mehrere Personen in einem Bestand arbeiten könnten und die am Karton angebrachten Signaturen nur einen bestimmten Zahlenkreisumfassen würden. Spricht irgendwas gegen ein solches Vorgehen? Das wäre dann nicht mehr nach Provenienz aber es handelt sich ja hier auch um Sammlungsgut, das ein wenig anders behandelt werden darf oder?
@Imke ja vor der Vorlage der Fotos zusammen mit den Akten fürchte ich mich auch schon, Dokumentation ist hier sehr entscheidend.