Mich würde interessieren, wie die Meinung aber auch die Praxis hierzu aussieht (beides kann ja durchaus voneinander abweichen). Sollten Archive auf das Records Management in den Verwaltungen aktiv Einfluss nehmen und wenn ja in welchem Umfang? Nur am Rande bei Bewertungen oder proaktiv zB durch Schulungsangebote oder Kontaktaufnahme mit Entscheidungsträgern? Oder ist das nicht unsere Aufgabe bzw. sollten wir gerade nicht Einfluss nehmen und nur dokumentieren, dass die Aktenführung teils massiv vernachlässigt wird?
Einerseits. Andererseits. Hm.
Einerseits ist es natürlich für die Nachwelt schon spannend, zu zeigen, was alles nicht funktioniert hat, andererseits wäre für die Nachwelt eine vollständige Überlieferung natürlich besser. Und letztlich liegt es ja auch im Interesse der betreuten Stellen, dass sie vollständige und korrekte Akten haben.
So gesehen ist Unterstützung beim Records Management natürlich eine Dienstleistung, die wenigstens für die “empfangende” Seite wünschenswert wäre. Das Problem, das ich sehe, ist allerdings eins mit Ressourcen - für uns als kleines staatliches Archiv wäre das neben dem Tagesbetrieb nicht zus temmen. Wenn es die notwendigen, vermutlich insbesondere personellen Ressourcen gäbe, wäre das aber ein tolles Angebot.
Wobei man sich auch da natürlich fragen muss, ob Archive die richtigen Ansprechpersonen sind - bei uns im Land ist m.W: bspw. eigentlich das Innenministerium für Grundfragen der Aktenführung zuständig, rein nach der Geschäftsverteilung wären solche Angebote also dort anzusiedeln.
(Aber again, wenn’s die zuständige Stelle nicht macht, sind wir halt ein möglicher Ansprechpartner - auch im eigenen Interesse. Unsaubere Akten sind ja auch für die Erschließung nervig.)
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Im kommunalen Bereich bin ich eindeutig für eine aktive Einflussnahme und Mitwirkung wo und wann immer möglich. Denn abseits der archivarischen Ausbildungswege findet das Thema an Verwaltungshochschulen /-seminaren nicht mehr statt. Selbst in Studienplänen für “Digitale Verwaltung” sucht man Begriffe wie Schriftgutverwaltung oder Records Management i.d.R. vergebens (zumindest ist das in Hessen der Fall). Da die SGV durch die Einführung von DMS etc. eine neue Bedeutung erfährt (Stichwort: Aktenplan), die sich direkt auf die Qualität der künftigen digitalen Anbietungen auswirkt, sollte jedes Archiv soweit es die Ressourcen zulassen, sein Fachwissen in die Prozesse einbringen. Das sorgt meiner Erfahrung nach nebenbei auch noch für eine zusätzliche Wertschätzung.
Ich schließe mich da an. Im Kommunalen sind die Kenntnisse über Grundlagen der SGV bereits im Analogen teilweise so dürftig, dass ohne ein Einwirken von archivischer Seite eine aussagekräftige Überlieferung auf Dauer massiv gefährdet ist.
Eine nachvollziehbare und dadurch vertrauenswürdige Verwaltungsarbeit ist ein Grundpfeiler im demokratischen System. Wenn keine andere Institution in der eigenen Trägerverwaltung diese Aufgabe fachlich und organisatorisch übernehmen kann, sollten Archive sich daher in die Prozesse einschalten und auch Ressourcen dafür einwerben. Wie @Olwert schon erläutert hat, ist die archivische Ausbildung teilweise die einzige, die derartige Inhalte noch vermittelt.
Erfahrungsgemäß ist eine Unterstützung bei der Aktenführung und den damit zusammenhängenden Aufgaben für andere Dienststellen manchmal auch viel greifbarer in ihrem Nutzen, als die “klassische” Archivarbeit.
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Vllt. noch ein Gedanke zum Punkt “vorhandene Lage dokumentieren (wenn es eine einigermaßen passabel Akenführung gibt)”: einige stören sich teilweise an dem Zustand von hybriden Akten und wollen versuchen die digitalen Teile ins Analoge zu überführen oder die Analogen zu digitalisieren, um “einheitliche” Archivalien zu haben. Das halte ich für einen zu großen Eingriff in die Genese und Historie der Schriftgutverwaltung.
Wenn abgebende Stellen neben der Papierakte Informationen auf Datenträgern oder an anderen Stellen digital gespeichert haben, dann ist das eben so und sollte meiner Meinung nach im Archiv auch so kenntlich bleiben.
Ja, ich denke auch, dass gerade bei sehr schlechter Aktenführung vieles dafür spricht, tätig zu werden, auch wenn dies leider aus zeitlichen Gründen nicht immer in dem Maße möglich ist. Schlechte Aktenführung habe ich bisher sowohl auf kommunaler Ebene wie auch auf staatlicher Ebene gesehen. Kommunal scheinen die Chancen etwas höher zu sein, aber es ist teils erschreckend, was selbst auf staatlicher Ebene so als Aktenführung durchgeht. Ich nehme das Thema Records Management international so anders wahr, als hier in Deutschland. Was hier eine Arbeit für jemanden zu sein scheint, der nicht schnell genug weggelaufen ist, kommt mir international (vor allem im englischsprachigen Raum) wie eine respektierte Arbeit vor. Zumindest nach dem gemessen, was ich so mitbekomme. Dabei sind wir doch eigentlich die, die dem Ruf nach da besonders penibel sein sollten. Wobei sich das System der Dokumentation von Verwaltungshandeln meines Wissens nach stark unterscheidet.