Bei der Beratung zu Fragen der Schriftgutverwaltung sind mir immer wieder verschiedene gesetzlich bzw. durch Rechtsnorm vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen untergekommen, die ich mir als Gedächtnisstütze notiert habe. Vielleicht ist diese (unvollständige!) Liste dem ein oder anderen von Nutzen und erspart längere Recherchen. Gerne darf sie auch ergänzt werden.
| Schriftgut | Rechtsnorm | Einzelnorm | Dauer der Aufbewahrungfrist | Anmerkung |
|---|---|---|---|---|
| Prüfungsunterlagen zu Integrationstests | Integrationskurstestverordnung (IntTestV) | § 13 Abs. 1 | 1 Jahr | nach Mitteilung des Ergebnisses an den Kursteilnehmer |
| Angebotsunterlagen für Lieferungen oder Leistun- gen ab einem Wert von 50.000 Euro | Aktenführungserlass des Landes Hessen (AfE) | Punkt B.5.1 | 10 Jahre | |
| Bücher und Inventare | Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) | § 37 Abs. 2 Satz 2 | 10 Jahre | |
| Kassenbücher | Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) | § 37 Abs. 2 Satz 2 | 10 Jahre | |
| Leistungsakten im Rechtskreis SGB II | SGB II und SGB X | § 40 Abs. 1 Satz 1 SGB II i.V.m. § 45 Abs. 3 Satz 3 SGB X | 10 Jahre | ergibt sich aus der längstmöglichen Zeitspanne bis zur letztmöglichen Rücknahme rechtswidriger begünstigender Verwaltungsakte |
| Leistungsakten im Rechtskreis des Wohngeldgesetzes | Allgemeine Verwaltungsvorschrift zur Neureglung der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zur Durchführung des Wohngeldgesetzes (Wohngeld-Verwaltungsvorschrift - WoGVwV) | Punkt 24.01 Abs. 1 | 10 Jahre | |
| Adoptionsakte | Adoptionsvermittlungsgesetz (AdVermiG) | § 9b Abs. 1 | 100 Jahre | |
| Fallakten zur Erziehungshilfe, Eingliederungshilfe, Heimakten, Vormundschaftsakten | SGB VIII | § 9b Abs. 2 Nr. 1 | 100 Jahre | |
| Leistungsakten im Rechtskreis des Wohngeldgesetzes (abgelehnte Anträge ohne Leistungsbezug) | Allgemeine Verwaltungsvorschrift zur Neureglung der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zur Durchführung des Wohngeldgesetzes (Wohngeld-Verwaltungsvorschrift - WoGVwV) | Punkt 24.01 Abs. 2 | 2 Jahre | |
| Daten zu Teilnehmern an Einbürgerungstests (Name, Geburtsdatum, Geburtsort und Anschrift) | Einbürgerungstestverordnung (EinbTestV) | § 4 Abs. 2 | 2 Jahre | nach Ausstellung der Bescheinigung |
| Angebotsunterlagen für Lieferungen oder Leistun- gen ab einem Wert unter 50.000 Euro | Unterschwellevergabeordnung (UVgO) | § 6 Abs. 3 | 3 Jahre | |
| Verschlusssachen | Verschlussachenanweisung für das Land Hessen | § 9 Abs. 3 | 30 Jahre | |
| Akten zu Kompensationsmaßnahmen | Kompensationsverordnung (KV) | § 2 Abs. 9 | 30 Jahre | |
| Verschlusssachennachweise | Verschlussachenanweisung für das Land Hessen | § 18 Abs. 5 | 5 Jahre | |
| Unterlagen zu räumlichen, wirtschaftlichen und personellen Voraussetzungen von Trägern einer erlaubnispflichtigen Pflegeeinrichtung von Kindern, Jugendlichen | SGB VIII | § 47 Abs. 2 | 5 Jahre | |
| Personalakten | Hessisches Beamtengesetz | § 92 Abs. 1 Nr. 1 | 5 Jahre | |
| Kassenanordnungen begründende Unterlagen | Verwaltungsvorschriften für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (VV-ZBR BHO) | Punkt 4.7.5 | 5 oder 10 Jahre | |
| Versorgungsakten | Hessisches Beamtengesetz | § 92 Abs. 3 | 5 oder 30 Jahre | nach letzter Versorgungszahlung oder bei bestehender Möglichkeit des Wiederauflebens des Anspruchs |
| Belege, Gutschriften, Lastschriften, Kontoauszüge | Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) | § 37 Abs. 2 Satz 2 | 6 Jahre | |
| Kassenbelege | Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) | § 37 Abs. 2 Satz 2 | 6 Jahre | |
| Pacht- und Mietverträge | Abgabenordnung, Umsatzsteuergesetz, Handelsgesetzbuch | § 147 Abs. 2 i.V.m. Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO; 14b I UStG | 6 Jahre | nach Vertragsende |
| Jahresrechnung | Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) | § 37 Abs. 2 Satz 1 | dauernd | |
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege usw. | Abgabenordnung (AO) | § 147 | verschiedene (bis zu 10 Jahre) | bei von der Dienststelle ausgestellten, mehrwertsteuerpflichtigen Rechungen |
| Fallakte (Ausländerwesen) | Aufenthaltsverordnung (AufentH) | § 68 Abs. 2 i.V.m. 67 Abs. 1 Nr. 1 und 2 | 5 Jahre | nach Tod oder Einbürgerung |
| Fallakte (Ausländerwesen) | Aufenthaltsverordnung (AufentH) | § 68 Abs. 2 Nr. 2 | 10 Jahre | nach Wegzug oder Ausreise |
| Fallakte (Ausländerwesen) | Aufenthaltsverordnung (AufentH) | § 68 Abs. 2 i.V.m. § 91 Abs. 1 Aufenthaltsgesetz | 10 Jahre | Befristungsablauf bei Ausweisung oder Abschiebung |
| Abschiebungskosten | Aufenthaltsverordnung (AufentH) | VwV zu § 91 Abs. 1 Aufenthaltsgesetz | 90. Lebensjahr | |
| Visadatei | Aufenthaltsverordnung (AufentH) | § 69 Abs. 3 Nr. 1 und 2 | 2 Jahre | Voraussetzungen sind die in der Verordnung genannten Bedingungen |
| Visadatei | Aufenthaltsverordnung (AufentH) | § 69 Abs. 3 Nr. 3 | 5 Jahre | Voraussetzungen sind die in der Verordnung genannten Bedingungen |
| Kraftfahrzeugkarteiakten | Staatsanzeiger für das Land Hessen Nr. 26/1974, S. 1159 | 3 Jahre | nach Abmeldung des Fahrzeugs | |
| Zulassungsakten | Staatsanzeiger für das Land Hessen Nr. 26/1974, S. 1159 | 3 Jahre | nach Abmeldung des Fahrzeugs | |
| Versicherungsbestätigung | Staatsanzeiger für das Land Hessen Nr. 26/1974, S. 1159 | 3 Jahre | nach Verlust der Gültigkeit | |
| Führerscheinkarteikarte | Staatsanzeiger für das Land Hessen Nr. 26/1974, S. 1159 | 2 oder 85 Jahre | nach Tod oder Geburt des Inhabers der Fahrerlaubnis | |
| Führerscheinakte ohne belastende Vorgänge | Staatsanzeiger für das Land Hessen Nr. 26/1974, S. 1159 | 5 Jahre | nach Erteilung der Fahrerlaubnis | |
| Führerscheinakte mit belastenden Vorgängen | Staatsanzeiger für das Land Hessen Nr. 26/1974, S. 1159; Straßenverkehrsgesetz (StVG) | § 2 Abs. 9 | 10 Jahre | |
| Schulprogramme | Verordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten in Schulen und statistische Erhebungen an Schulen (04.02.2009) | § 10 inkl. Anlage 3 | dauernd | |
| Jahresberichte und Festschriften von Schulen | Verordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten in Schulen und statistische Erhebungen an Schulen (04.02.2009) | § 10 inkl. Anlage 3 | dauernd | |
| Schulchroniken | Verordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten in Schulen und statistische Erhebungen an Schulen (04.02.2009) | § 10 inkl. Anlage 3 | dauernd | |
| Schülerakten | Verordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten in Schulen und statistische Erhebungen an Schulen (04.02.2009) | § 10 inkl. Anlage 3 | 50 Jahre | |
| Zweitschriften von Abgangs- und Abschlusszeugnissen | Verordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten in Schulen und statistische Erhebungen an Schulen (04.02.2009) | § 10 inkl. Anlage 3 | 50 Jahre | |
| Hauptakte der Schulakte | Verordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten in Schulen und statistische Erhebungen an Schulen (04.02.2009) | § 10 inkl. Anlage 3 | 50 Jahre | |
| Protokolle der Gesamt- und Schulkonferenz | Verordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten in Schulen und statistische Erhebungen an Schulen (04.02.2009) | § 10 inkl. Anlage 3 | 30 Jahre | |
| Schulprüfungsakten | Verordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten in Schulen und statistische Erhebungen an Schulen (04.02.2009) | § 10 inkl. Anlage 3 | 10 Jahre | |
| Schulstatistiken | Verordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten in Schulen und statistische Erhebungen an Schulen (04.02.2009) | § 10 inkl. Anlage 3 | 10 Jahre | |
| Lehrberichte, Klassen- und Kursbücher, Zeugnislisten, Schülerverzeichnisse | Verordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten in Schulen und statistische Erhebungen an Schulen (04.02.2009) | § 10 inkl. Anlage 3 | 5 Jahre | |
| Nebenakten der Schulakten, Versäumnislisten, Notenbücher, Schulbesuchsbescheinigungen (BAföG) | Verordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten in Schulen und statistische Erhebungen an Schulen (04.02.2009) | § 10 inkl. Anlage 3 | 2 Jahre |
