Bei Akten(-serien) zu kommunalen Straßenbauprojekten liegen u.a. oft Bände vor, in denen der Ankauf von kleineren, zusätzlichen Grundstücken/Flächen in der unmittelbaren Umgebung der Straßen. Diese enthalten i.d.R. folgende Unterlagenarten:
Lagepläne der zu erwerbenden Grundstücke
Schriftverkehr mit den Grundbesitzern bzgl. Angebotsunterbreitung und Kaufmodalitäten
Kopien der Gremienbeschlüsse/-niederschriften zum Erwerb der Grundstücke
Auszahlungsanordnungen
notariell beglaubigte Abschriften der Kaufverträge
M.E. können diese Akten als kassabel bewertet werden, da die wesentlichen Informationen - nämlich der Kauf oder die ggf. nötige Enteignung und die hierfür aufgewandten Summen - aus anderen Quellen hervorgehen: den Niederschriften der politischen Gremien und den Grundbüchern. Pläne zu den Bauprojekten sind in den übrigen Bänden ebenfalls vorhanden.
Im vorliegenden Fall stammen die Akten aus den 1970er und 80er Jahren, auf die ein Rückgriff angesichts der darauf befindlichen Staubschicht seit dem z.d.A.-Vermerk zu Projektabschluss nicht mehr erfolgt. Nachträgliche Streitfälle die Eigentümerschaft an Grundstücken gab es nicht.
Welche Argumente könnte es für die Übernahme bzw. weitere Aufbewahrung der Akten geben?
Ein Argument für die vollständige Überlieferung das mir spontan einfällt ist den Erhalt der Serie als Ganzes. Ich habe bisher unterschiedliche Meinungen dazu gehört, ob man einzelne Bände kassieren sollte, oder ob man die Serie vollständig überliefern muss. Ähnlich wie bei der Frage, ob ich Dubletten aus Akten entfernen darf (mehrere Kopien eines Urteils, mehrere Exemplare einer Druckschrift usw.) oder die Akte so wie sie ist überliefern muss.
Ein Argument dagegen wäre, dass ich als Ziel meiner Überlieferung ggf. nur die Überlieferung der Basisinformationen habe und gar nicht jedes Detail des Projekts abbilden will. Oder ich das nicht in jedem Fall will und nur in Auswahl wenige, komplette Projekte übernehme (um zu zeigen wie es in Gänze aussah), in der Regel aber nur die relevanten Bände nehme.
Zu den Projektserien gehören z.B. noch die Ausschreibungsunterlagen samt eingegangenen Angeboten. Hier ist es wie beim Grundstückserwerb. Dieselben Informationen stecken gleichwohl kondensiert auch in anderen Bänden der Serie (z.B. in der Schlussrechnung bzw. Rechnungslegungsakte) und viel auch als mehrfache Kopie. Von daher kann von einer Übernahme aller Bände abgesehen werden; vorausgesetzt die Bewertungsentscheidung ist angemessen dokumentiert.